办公桌上的神奇魔术

《动机的奇迹》

著作《动机的奇迹》(The Miracle of Motivation)的乔治·西恩曾说过:「不论你的目标是什么,都必须在有限的时间内完成。达到目标的时间是宝贵的,却是非常难以掌握的。」要掌握时间最好的方法,就是要先从避免时间的浪费做起!

  

  针对「纸上VCR」这五种工作类型,一一提出逆转的解决方法,除了藉此协助你能有效的改变积习之外,还要让你在工作的绩效上,能够大幅度的提升。一旦精熟于这些办公室的神奇魔术,不但能在工作表现上事半功倍,还可以让你从容而幽雅的将事情完成喔!

  

  五种类型大逆转

  1.埋头苦干「闭门造车」型的大逆转:

  在「刺激」与「反应」之间,预留一个缓冲的余地,做有建设性的延宕!在每一个行动(反应)之前,要先确认这是一个对的方向(刺激),在一马当先(反应)的积极背后,要先学习聆听与观察(刺激)。行动之前,要先做好「停、看、听」的暖身运动,整合了解资讯之后,再付诸实际的行动,一定会更具有爆发力!因此要随时注意公司政策上的调整与改变,与主管保持充分的沟通与相互的了解,才能让你找出当下最迫切、最紧急的事情去进行。如果一开始不能洞察机先,锁定的方向不对、目标错误,最后非但无法做到防范未然,终究还极有可能白忙一场、徒劳无功呢!

  

  2.分身乏术「无头苍蝇」型的大逆转:

  在有限的时间内,要同时做很多件事情,则很容易因为分心,而造成时间上的迂回与浪费!因此先排除杜绝一些不重要的干扰与不必要的打断,更充分的掌握完整的时间,以专注于一两项工作的进行。例如,电话铃响时,不用急著接电话,可以善用电话中的语音信箱帮你过滤与管理。在开放的办公空间里,经由个人耳机中播送的音乐,为自己营造一个独立的时空,无形之中可以拦阻一些外在的干扰,让你能更专注于当下的工作。

  

  3.坐拥书城「汗牛充栋」型的大逆转:

  资料的妥善建档与分类,不但可以协助工作之顺利进行,还可以避免时间上的浪费!舍弃没有效用的文件,就跟忘掉过时的任务,是一样重要的。因此,要随时随手将资料过滤分类,不要在一大堆无用又无效的资料中,还夹杂著重要的资讯,一旦你需要用到这些重要资讯,却又要众里寻它千百次。同时还可以善用一些资料夹或收纳柜,以颜色、间隔区分出资料的重要性及时间性,并在资料中加以备忘注记、持续累积,建立一套个人化的「知识管理系统」。

  

  4.六神无主「言听计从」型的大逆转:

  你一定曾经听过「父子骑驴」的故事吧?故事中的路人甲、乙、丙、丁分别提出四种不同的观点,你觉得哪一种观点才是对的呢?一旦选择接受一种观点时,就要以一种担当的心情去面对,不要推托是因为某某某某的建议,才会让事情变的如何又如何。同时还要积极培养自己的判断能力,张三说、李四说,都不会强过你自己说!只有让自己信服的事情,才有可能义无反顾,全心投入,也才会在时间上有充分的掌握。

  

  5.「忘性比记性好」型的大逆转:

  凡写下必留下痕迹!记录下来的资讯,会比记忆更有效率而具体。随时将资讯加以整理记录,是有效管理时间的好方法之一。即便你自诩记忆力过人,但是藉由笔记的方式,除了有迹可循之外,还能让思绪更加专注于「思考」与「决策」这样的大事上头。

  

  其实,这五种工作类型大逆转的方法,并不困难。只不过,一定要有决心、要持续去做,就像抱著看连续剧「飞龙在天」、「火花」的决心一般:每天都要看准时收看、每天没有任何藉口就是要做,要继续看到演出365个365集,要持续在每一天的日子里,天天都做到一点一滴的调整与努力!!

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